Fernablesbare Zähler: Die Frist endet am 31. Dezember 2026

Es ist eine dieser Fristen, die lange in der Zukunft lagen — und plötzlich sehr nah sind: Zum 31. Dezember 2026 müssen die Geräte, mit denen Heiz- und Warmwasserverbrauch in Mehrparteienhäusern erfasst wird, fernablesbar sein. Betroffen ist praktisch jede Anlage mit zentraler Heizung, in der noch klassisch von Wohnung zu Wohnung abgelesen wird. Wer bis zur Heizperiode nichts veranlasst hat, sollte das Thema jetzt auf die Tagesordnung setzen.

Was die Heizkostenverordnung verlangt

Die Grundlage steht in § 5 der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Zwei Regelungen greifen ineinander:

• Seit dem 1. Dezember 2021 müssen alle neu installierten Heizkostenverteiler, Wärme- und Warmwasserzähler fernablesbar sein. Die Verordnung definiert das nüchtern: Fernablesbar ist eine Ausstattung dann, wenn sie „ohne Zugang zu einzelnen Nutzeinheiten abgelesen werden kann“.
• Bis zum 31. Dezember 2026 müssen auch alle älteren, noch nicht fernablesbaren Geräte nachgerüstet oder ausgetauscht werden.

Hinzu kommen zwei technische Anforderungen, die in der Praxis gern übersehen werden. Geräte, die seit Dezember 2022 eingebaut werden, müssen erstens an ein Smart-Meter-Gateway angebunden werden können und zweitens interoperabel sein — also auch von einem anderen Dienstleister ausgelesen werden können, wenn die Gemeinschaft den Messdienst wechselt. Das dazugehörige Schlüsselmaterial ist dem Gebäudeeigentümer kostenfrei zu überlassen. Wer das beim Beschluss mitregelt, erspart sich später eine unangenehme Abhängigkeit.

Und noch ein Datum lohnt sich zu merken: Für fernablesbare Geräte, die bereits bis zum 1. Dezember 2022 installiert wurden, gilt eine zweite Stufe — sie müssen die Anforderungen an Gateway-Anbindung und Interoperabilität nach dem 31. Dezember 2031 erfüllen.

Die Ausnahmen sind eng

Die Verordnung lässt Ausnahmen zu, aber sie sind schmal formuliert: Die Nachrüstpflicht entfällt, wenn sie im Einzelfall „wegen besonderer Umstände technisch nicht möglich ist oder durch einen unangemessenen Aufwand oder in sonstiger Weise zu einer unbilligen Härte führen würde“. Das ist eine Einzelfallprüfung für einzelne Räume oder Geräte — kein Freibrief für ein ganzes Haus, weil der Austausch Geld kostet. Wer sich darauf berufen will, sollte den Grund dokumentieren, am besten mit einer Stellungnahme des Messdienstleisters oder Heizungsbauers.

Was passiert, wenn nichts passiert

Die Verordnung koppelt die Pflicht an ein Druckmittel: Hat der Gebäudeeigentümer entgegen § 5 keine fernablesbare Ausstattung installiert, dürfen die Nutzer ihren Kostenanteil in der Abrechnung um 3 Prozent kürzen. Dasselbe gilt, wenn die vorgeschriebenen Verbrauchsinformationen nicht oder nicht vollständig mitgeteilt werden.

Für Eigentümergemeinschaften ist eine Feinheit wichtig: Dieses Kürzungsrecht gilt nicht im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Gemeinschaft — dort bleibt es bei den allgemeinen Vorschriften. Entwarnung ist das aber keine. Denn wer seine Eigentumswohnung vermietet, ist gegenüber seinem Mieter selbst „Gebäudeeigentümer“ im Sinne der Verordnung. Versäumt die Gemeinschaft die Umrüstung, kürzt am Ende der Mieter beim vermietenden Eigentümer — und der schaut, woher der Ausfall kommt. Genau deshalb ist das Thema für WEG-Verwaltung und Mietverwaltung gleichermaßen relevant.

Die Pflicht, die danach kommt: monatliche Verbrauchsinformation

Die Umrüstung ist kein Selbstzweck. Sobald fernablesbare Geräte installiert sind, greift § 6a HeizkostenV: Die Nutzer erhalten dann monatlich eine Verbrauchsinformation. Darin müssen mindestens stehen: der Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden, ein Vergleich mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres sowie ein Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Kategorie.

Praktisch heißt das: Mit dem neuen Messgerät kommt ein neuer, dauerhafter Prozess ins Haus. Die Daten müssen jeden Monat zuverlässig bei den richtigen Empfängern landen — bei Eigentümern ebenso wie bei Mietern. Wer die Geräte tauscht, sollte deshalb im selben Zug klären, wie diese Information künftig zugestellt wird. Ein Verwalterportal ist dafür der deutlich ruhigere Weg als monatliche Briefpost.

Was Gemeinschaften und Vermieter jetzt tun sollten

1. Bestand feststellen. Welche Geräte hängen in der Anlage, welchen Baujahrs, sind sie bereits funkfähig? Der Messdienstleister kann das in der Regel kurzfristig beantworten.
2. Bestehenden Vertrag prüfen. Viele Messdienstverträge sehen einen turnusmäßigen Gerätetausch ohnehin vor — dann ist die Umrüstung womöglich schon eingepreist. Auch die Frage Miete oder Kauf der Geräte gehört auf den Tisch, weil Gerätemieten dauerhaft in der Heizkostenabrechnung landen.
3. Beschluss vorbereiten. In der Eigentümergemeinschaft entscheidet die Versammlung. Sinnvoll ist ein Beschluss mit Vergleichsangeboten, klarer Aussage zu Interoperabilität und Schlüsselmaterial sowie einer Regelung zur Finanzierung aus Erhaltungsrücklage oder Sonderumlage.
4. Termin früh legen. Zum Jahresende sind Messdienstleister und Handwerk erfahrungsgemäß ausgebucht. Wer erst im November beschließt, bekommt den Montagetermin nicht mehr im Jahr 2026.
5. Ausnahmen dokumentieren. Wo die Nachrüstung an einzelnen Geräten tatsächlich nicht möglich ist, gehört die Begründung schriftlich in die Unterlagen.

Wie wir das bei Integma handhaben

Wir gehen die Anlagen in unserer Verwaltung derzeit der Reihe nach durch und stimmen den Stand mit den jeweiligen Messdienstleistern ab. Wo eine Umrüstung ansteht, bereiten wir den Beschluss für die Eigentümerversammlung mit Vergleichsangeboten vor, damit die Gemeinschaft eine echte Entscheidungsgrundlage hat und nicht nur ein Angebot abnicken muss — bei Bedarf auch in einer hybriden Versammlung, damit auswärtige Eigentümer teilnehmen können. Für Montage und Nacharbeiten arbeiten wir mit Betrieben aus der Region. Die monatlichen Verbrauchsinformationen stellen wir über das Verwalterportal bereit, sodass Eigentümer und Mieter sie dort jederzeit nachlesen können.

Grundlage dieses Beitrags sind der Verordnungstext der Heizkostenverordnung in der geltenden Fassung sowie die Hinweise der Fachverbände der Immobilienverwaltung. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Anlage aufgestellt ist, sprechen Sie uns an — eine kurze Bestandsaufnahme ist schneller erledigt als eine Diskussion über gekürzte Abrechnungen im nächsten Frühjahr.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.